Privacybeleid ‘Samen meer jezelf’

‘Samen meer jezelf’ hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit ‘Privacybeleid’ wordt helder en transparant informatie gegeven over hoe omgegaan wordt met jouw persoonsgegevens.

Om jouw proces tijdens de haptotherapie goed te kunnen volgen en te waarborgen is het nodig om een dossier bij te houden. Dit is ook wettelijk verplicht. Om je dossier zorgvuldig bij te kunnen houden en om je facturen te kunnen sturen heb ik gegevens van jou nodig. Ik beperk de registratie zo veel mogelijk zodat je geen gegevens hoeft te delen die niet noodzakelijk zijn. Omdat ik, Mariëtte van Gastel – Brands GZ-haptotherapeut, zorgvuldig om wil gaan met de gegevens die mij ter beschikking worden gesteld en om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb ik het privacybeleid duidelijk beschreven en op mijn website samenmeerjezelf.nl gepubliceerd.

  1. Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die je ter beschikking hebt gesteld. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door mij te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij over te dragen. Als je toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te verwerken, dan heb je het recht om deze toestemming in te trekken.

1.1 Inzage. Je hebt het recht op inzage in je dossier. Je kunt hierom vragen. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen. Het dossier blijft eigendom van ‘Samen meer jezelf’.

1.2 Rectificatie. Je hebt het recht om (onjuiste) gegevens aan te laten passen.

1.3 Verwijdering. Je hebt het recht om te vragen om verwijdering van je dossier. Als je niet langer wilt dat je gegevens bewaard blijven dan kun je dit schriftelijk aangeven, per mail. Als je gebruik maakt van je recht om je dossier te verwijderen, zal ik jouw dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens (naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en telefoonnummer). Deze gegevens zijn nodig voor de financiële administratie en moeten 7 jaar bewaard blijven i.v.m. de fiscale bewaarplicht (zie verder punt 5 bewaartermijn). Als je vraagt om verwijdering is behandeling vanaf dat moment niet meer mogelijk omdat er tijdens een behandeling een dossier bijgehouden moet worden en dat kan alleen met jouw toestemming.

1.4 Bezwaar. Als je bezwaar hebt tegen (een deel van) de registratie kun je dit aangeven. We bespreken dan wat een goede manier is om aan jouw bezwaar tegemoet te komen.

1.5 Overdragen. Je hebt het recht aan te geven dat je wilt dat jouw gegevens overgedragen worden aan jouzelf of aan een derde partij. Je gegevens worden nooit op mijn intitiatief aan derden verstrekt, voor welk doeleinde dan ook, tenzij je hier zelf om vraagt en schriftelijke toestemming verleent. We maken dan duidelijke schriftelijke afspraken over welke informatie met wie gedeeld zal worden. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen.

1.6 Toestemming intrekken. Eerder verleende toestemming om gegevens te registreren kan altijd ingetrokken worden. In dat geval zal het dossier verwijderd worden met uitzondering van de basisgegevens (zie 1.3 verwijdering)

  1. Gegevens registratie

De gegevens die geregistreerd worden, worden uitsluitend geregistreerd en gebruikt voor het doel waarvoor zij verkregen zijn, namelijk in het teken van de behandeling. Deze gegevens worden geregistreerd in het dossier.

De gegevens die ik registreer zijn:

  • Naam, adres, telefoonnummer. Om te kunnen communiceren over te maken afspraken en ten behoeve van de facturatie om te voldoen aan de richtlijnen van de belastingdienst voor facturen die op naam en adres gezet moeten worden.
  • Geboortedatum en geboorteplaats. Ter identificatie en om de leeftijd te weten
  • Geslacht. Het is niet verplicht deze informatie te verstrekken
  • Mailadres. Om te kunnen communiceren over afspraken, om gegevens en factuur te kunnen sturen.
  • Huisarts en/of andere behandelaren. Als je ook andere behandeling volgt is het belangrijk om dat te weten. Ook kan het soms handig zijn om behandelingen op elkaar af te stemmen. De huisarts is belangrijk als er sprake is van psychisch en/of lichamelijke klachten/problemen. We bespreken dan samen of dat bij jou van toepassing is en of het belangrijk is dat ik gegevens heb van je huisarts of medebehandelaar. Als dat wel het geval is zal ik je vragen om schriftelijk toestemming te verlenen om contact met huisarts of medebehandelaar op te nemen.
  • Gegevens van de verzekering (verzekeraar en polisnummer). Het is niet verplicht om gegevens te verstrekken van je verzekering.
  • Waar je werkzaam bent. Als er sprake is van een arbeid gerelateerd traject en de factuur bijvoorbeeld naar je werkgever gaat, zijn er contactgegevens nodig. Indien er overleg is met je werkgever over de voortgang van het traject zal ik hier schriftelijk toestemming voor vragen. Het is niet verplicht informatie over je werkgever te verstrekken.
  • Behandelplan. Om een richtlijn te hebben in de behandeling en die te bewaken.
  • Sessie verslagen. Om de voortgang van de behandeling te kunnen monitoren.
  • Afspraken, data in het digitale dossier. Ter registratie voor het opvolgen van afspraken, de facturatie en monitoring van de behandeling.
  • Informatie aan derden wordt uitsluitend verstrekt met jouw schriftelijke toestemming. Als je mij verzoekt om bijvoorbeeld contact te hebben met je huisarts, een andere behandelaar of bijvoorbeeld je werkgever, zal ik je vragen hier een formulier voor te tekenen. Dit formulier wordt ingescand en in je digitale dossier bewaard.
  • De mailwisselingen over het maken van afspraken worden meteen na de gemaakte afspraak verwijderd. Mailwisselingen aangaande de behandeling inhoudelijk worden opgeslagen in jouw digitale dossier.
  1. Wie is gemachtigd de gegevens in te zien?
    Uitsluitend Mariëtte van Gastel is gemachtigd de gegevens in te zien die je verstrekt.

  2. Beveiliging van de gegevens.
  • De PC waarop gewerkt wordt, is beveiligd met een wachtwoord.
  • De administratie is beveiligd met een wachtwoord.
  • Systeem back-ups zijn beschermd door een wachtwoord. Back-ups worden gemaakt om gegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • WhatsApp en telefonie. Soms worden afspraken via WhatsApp gemaakt. Hier wordt geen inhoudelijke informatie over de behandeling uitgewisseld. Soms is er telefonisch contact over het maken van afspraken. Daarmee kan het zijn dat jouw (mobiele) nummer in mijn mobiele telefoon staat opgeslagen. De telefoon is beschermd met een inlogcode die alleen bij mij bekend is.
  1. Bewaartermijn

Tijdens de behandeling ben ik verplicht je gegevens te bewaren. Na het afronden van de behandeling start de bewaartermijn. Naar richtlijnen van de Behandeldienst ben ik verplicht om de financiële administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).

Dossiers worden 15 jaar bewaard na het stoppen van de behandeling tenzij je de toestemming hiervoor intrekt. In dat geval zal ik het dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens die nodig zijn voor de financiële administratie, deze blijven maximaal 7 jaar bewaard (zie ook 1.3 verwijdering).

  1. Verwerkingspartners

De financiële boekhouding wordt verzorgd door Mariëtte van Gastel en Mediair Zakelijke diensten in Roosendaal. Ter ondersteuning wordt gebruik gemaakt van het boekhoudprogramma Tellow. Het privacybeleid van Mediair Zakelijke diensten en Tellow heb ik gecontroleerd op het omgaan met persoonlijke gegevens. Beide ondernemingen gaan vertrouwelijk om met de gegevens, geven geen gegevens door aan derden en mogen de gegevens nimmer gebruiken voor eigen doeleinden.

  1. Klachten

Indien je klachten hebt over de verwerking van je gegevens, laat dit direct weten. We zoeken dan samen naar een oplossing. Als wij er samen niet uitkomen is dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

  1. Vragen

Indien je vragen hebt over het privacybeleid van ‘Samen meer jezelf’ neem dan contact op. Ik beantwoord je vragen graag.

‘Samen meer jezelf’ is een eenmanszaak, wettelijk vertegenwoordigd door Mariëtte van Gastel – Brands.

Publicatiedatum: 1 september 2018